Tinkamos buhalterinės apskaitos programos pasirinkimas yra vienas svarbiausių sprendimų, priimamų dažniausiai verslo pradžioje, siekiant, kad verslas vystytųsi kuo sėkmingiau ir efektyviau. Tos dienos, kai metų gale įmonės buhalteris savaites praleisdavo naršydamas po buhalterinės apskaitos žurnalus, jau seniai praėjo. Šiuo metu net ir mažiausias verslas naudoja kokią nors buhalterinės apskaitos programos formą, kuri palengvina visos įmonės darbą ir padeda visus finansinius reikalus tvarkyti efektyviau. Rinkoje siūloma daugybė buhalterinės apskaitos programų – vien Lietuvoje jų siūloma kelios dešimtys, todėl pasirinkimas yra didelis. Nors tarp Lietuvos buhalterinės apskaitos programų teikėjų vyksta konkurencija, programų kainos išliko sąlyginai aukštos, todėl apsisprendus įmonės veikloje įdiegti buhalterinės apskaitos programą, tenka tam skirti nemažai ne tik laiko, bet ir lėšų.

Verslo savininkui dažnai kyla klausimas, kaip pasirinkti jo verslui tinkamiausią buhalterinės apskaitos sistemą. Būtina daug ką apsvarstyti, nes netinkamas sprendimas gali sukelti nesusipratimų įmonės veikloje bei pabloginti finansinius rodiklius, todėl tinkamos buhalterinės apskaitos programos pasirinkimas yra gyvybiškai svarbus. Dažnai buhalterinės apskaitos programos būna vertinamos pagal keturis kriterijus:

• patogumas. Buhalterinės apskaitos programą turi būti paprasta įdiegti, paruošti ir suprasti. Geriausios programos leidžia greitai ir lengvai atrasti reikiamas funkcijas, niekada nereikia spėlioti, kuriame apskaitos programos modulyje dirbama ir ką daryti toliau.

• programos moduliai. Tai kategorijos, būtinos siekiant sėkmingai apskaityti ir palaikyti įmonės finansus (tokios kaip didžioji knyga, ilgalaikis turtas, balansas ir t. t.). Ar buhalterinės apskaitos programa turi visus modulius, kurių reikės? Sudėtingos papildomos programos funkcijos neduos jokios naudos, jei sistema nebus paruošta vykdyti elementariausių užduočių.

• ataskaitų kategorijos. Buhalterinės apskaitos programinė įranga turi pateikti įvairių ataskaitų. Dirbant su programa, turėtų būti leidžiama bet kada atspausdinti reikiamas ataskaitas visiems programos moduliams. Galimybė keisti ataskaitų nustatymus sutaupo laiko, todėl reikėtų ieškoti tokios buhalterinės apskaitos programos, kuri leidžia vartotojui pačiam pasirinkti ataskaitų kriterijus. Tik detalių ataskaitų analizė padeda atskleisti, kas versle veikia puikiai, o ką reikėtų koreguoti.

• pagalba vartotojui. Būtina pasidomėti, ar galima tikėtis pagalbos el. paštu ir telefonu, ar pagalbos telefono linija papildomai neapmokestinama. Jei pagalba teikiama internetu prisijungus prie kliento kompiuterio, tai visada yra didžiulis privalumas. Svarbu, kad internete ar kompiuterinėje laikmenoje būtų galima greitai ir lengvai atsiverti vartotojo vadovą ir susirasti reikiamas pagalbos temas. Reikalingas greitas priėjimas tiek prie techninės, tiek prie buhalterinės apskaitos vedimo pagalbos, todėl įmonės, teikiančios buhalterinės apskaitos programas, turėtų turėti kvalifikuotų darbuotojų (ir programuotojų, ir buhalterinės apskaitos specialistų) kurie padėtų išspręsti visus iškilusius klausimus.

Vis dėlto, dažniausiai yra žiūrima į buhalterinės apskaitos sistemos kainą, o tik po to į jos galimybes. Renkantis buhalterinės apskaitos programą reikėtų pasverti jos kainą su veiksmingumu ir efektyvumu, kuriuos programa turėtų suteikti (pasvarstyti, ar nauja sistema atsipirks, kokių pranašumų ji suteiks įmonei ir t.t.). Negalima spręsti apie programos galimybes vien pagal jos kainą, nes palyginti pigi programinė įranga gali būti ypač efektyvi ir tenkinanti visus įmonės apskaitos poreikius, o tuo tarpu brangi ir sudėtinga buhalterinės apskaitos sistema gali pasirodyti niekam tikusi ir visiškai nepritaikyta tai įmonei. Rinkoje siūloma ir tūkstančius litų kainuojančios programos, skirtos didelėms įmonėms, su galybe ne visada reikalingų funkcijų, ir tik keletą šimtų litų kainuojančios, mažoms ir vidutinėms įmonėms pritaikytos buhalterinės apskaitos programos. Svarbu nepamiršti, kad tinkamai parinkta buhalterinės apskaitos sistema turėtų padėti ne leisti pinigus, o juos taupyti.

Yra didžiulis skirtumas tarp stacionarių ir internetinių buhalterinės apskaitos programų. Stacionarios programos būna įdiegtos tik viename kompiuteryje, norint dirbti su programa iš kito kompiuterio, dažniausiai tenka įsigyti papildomą programos licenciją. Šių programų kaina gana aukšta, be to, dažnai tenka papildomai mokėti mėnesinį ar metinį mokestį. Tuo tarpu prie internetinės buhalterinės apskaitos programos galima prisijungti iš bet kurios pasaulio vietos, kur tik yra kompiuteris su interneto prieiga. Kai kurie verslininkai baiminasi, kad tokios programos neužtikrina duomenų saugumo, nes visi duomenys laikomi interneto serveryje, tačiau viena pagrindinių internetines apskaitos programas teikiančių įmonių užduočių ir yra jų klientų duomenų apsauga, ir jos tą darbą stengiasi atlikti kuo geriau. Į duomenų bazę siunčiami klientų duomenys dažniausiai koduojami tretiesiems asmenims nenuskaitomu formatu, dažnai internetines buhalterinės apskaitos programas teikiančios įmonės įsigyja papildomų duomenų apsaugos paslaugų (perkami sertifikatai, užtikrinantys duomenų apsaugą). Internetinės buhalterinės apskaitos programos dažniausiai būna ženkliai pigesnės už stacionarias, bet visada tenka mokėti tam tikrą mėnesinį ar metinį mokestį, kuris gali siekti nuo kelių šimtų iki tūkstančių litų. Detaliau išsiaiškinus abiejų šių programų rūšių privalumus ir trūkumus, galima pasirinkti geriausiai poreikius atitinkančią buhalterinės apskaitos programą.

Žmonės, rinkdamiesi buhalterinės apskaitos programas, dažnai padaro klaidų ir pasirenka ne visiškai jų verslo poreikius atitinkančias sistemas. Renkantis buhalterinės apskaitos sistemas, išskiriamos penkios didžiausios klaidos:

1 klaida. „Namų darbų“ neatlikimas. Buhalterinių apskaitos programų analizė ir pasirinkimas reikalauja daug laiko ir pastangų. Siekiant pasirinkti tinkamiausią programą, reikalingos informacijos turėjimas yra kritiškai svarbus. Patartina buhalterinę apskaitos programą išbandyti, jeigu programa turi bandomąją versiją.

2 klaida. Neteisingas automatizuotų apskaitos funkcijų supratimas. Automatizuota apskaita ir su tuo susijusios funkcijos sutaupo įmonei galybę laiko ir pastangų, tačiau kompiuterinės sistemos negali pakeisti žmogaus proto, sprendimų ir darbo.

3 klaida. Sunkiai apskaičiuojama laukiama nauda. Yra sudėtinga apskaičiuoti, kiek buhalterinės apskaitos sistema prisidės prie padidėjusio produktyvumo, efektyvesnio sprendimų priėmimo ir kitų faktorių, kai sistema jau buvo sėkmingai įdiegta. Atsižvelgiant į laiką ir pinigus, praleistą renkantis ir diegiant naują buhalterinės apskaitos sistemą, kartais galima nusivilti, kad nors programa savo darbą atlieka puikiai, laukiamos finansinės naudos ji neatnešė.

4 klaida. Darbuotojų neįtraukimas. Į buhalterinės apskaitos programos pasirinkimo ir diegimo procesus turėtų įsijungti ne tik įmonės vadovai ir buhalteriai, bet ir kiti darbuotojai, nes daugiau ar mažiau buhalterinės apskaitos vedimas paveikia daugelio įmonės darbuotojų darbą. Renkantis programą, negalima pasikliauti vien tik konsultanto ar verslo partnerio rekomendacijomis.

5 klaida. Manymas, kad buhalterinės apskaitos sistema – tik buhalteriams. Sistema tiek įmonės vadybininkams, tiek vadovams pateikia daug kritiškai svarbios informacijos, reikalingos priimti verslo sprendimus. Dėl šios priežasties reikėtų rinktis iš tokių buhalterinės apskaitos sistemų, kurios būtų pajėgios pateikti įmonei reikalingą informaciją.

Taigi, siekiant pasirinkti tokią buhalterinės apskaitos sistemą, kurios teikiama informacija leistų priimti tinkamus sprendimus, padėtų pagerinti įmonės finansinius rodiklius ir leistų atrasti su įmonės finansais susijusias problemas jų atsiradimo stadijoje, svarbiausia skirti pakankamai laiko tokių sistemų analizei. Būtina suprasti, kokios buhalterinės apskaitos programos funkcijos reikalingos įmonei, į pasirinkimo procesą įtraukti daugiau įmonės darbuotojų. Nors kaina visada svarbi, atsižvelgiant į tai, jog buhalterinės apskaitos programa gali sutaupyti daug laiko ir pinigų, programos kaina neturėtų būti lemiamas veiksnys ieškant, kurią iš jų geriausia pasirinkti.

Literatūros šaltiniai:

1. Thomas Pretty. Why Your Business Needs Accounting Software. http://www.streetdirectory.com/travel_guide/162113/accounting/why_your_business_needs_accounting_software.html

2. Top Ten Reviews. What to Look for in Accounting Software.

http://accounting-software-review.toptenreviews.com/

3. How to Choose an Accounting System? A Sage Software Company. http://www.britec.com/site_flash/news_article_attachements/HOWTOCHOOSEACCOUNTINGSYSTEMACCPAC.pdf